Tijdsregistratie in de tandartspraktijk: verplichtingen vandaag en vanaf 2027

De definitieve wet voor de algemene verplichting van 2027 is in voorbereiding; we werken dit artikel bij zodra de modaliteiten vastliggen.

Vanaf 1 januari 2027 moet elke Belgische werkgever de arbeidstijd van zijn werknemers registreren — dus ook elke tandartspraktijk met personeel in dienst. Maar voor veel praktijken begint de registratieplicht niet in 2027: wie vandaag met flexi-jobbers werkt, deeltijdse assistentes tewerkstelt of glijdende uren toepast, heeft nú al wettelijke verplichtingen rond urenregistratie. In dit artikel zetten we op een rij wat er al geldt, wat er verandert en hoe je je praktijk zonder extra administratie in orde brengt.

Voor wie in je praktijk geldt de tijdsregistratie?

De registratieplicht draait om het werknemersstatuut, niet om het beroep. Iedereen die met een arbeidsovereenkomst voor je praktijk werkt, valt eronder: tandartsassistentes, mondhygiënisten in loondienst, baliemedewerkers en poetspersoneel op de payroll. Tandartspraktijken met personeel vallen onder paritair comité 330.04, het comité voor onder meer de kabinetten van huisartsen, specialisten, kinesitherapeuten en tandartsen.

Wie valt er níét onder?

• Jijzelf als zelfstandig praktijkhouder. De verplichting geldt voor werknemers, niet voor zelfstandigen.
• Zelfstandige collega-tandartsen en mondhygiënisten die op zelfstandige basis in je praktijk werken en factureren. Zij zijn geen werknemers.
• Zelfstandige dienstverleners zoals je boekhouder of IT'er.

Let wel op schijnzelfstandigheid: werkt een "zelfstandige" mondhygiënist in de praktijk feitelijk onder gezag, met vaste uren die jij bepaalt, dan kan de RSZ dat herkwalificeren — en dan gelden alle werkgeversverplichtingen, inclusief tijdsregistratie, met terugwerkende kracht.

Wat verandert er op 1 januari 2027?

Vanaf 1 januari 2027 moet elke werkgever in België — groot of klein, privé of publiek — beschikken over een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem om de dagelijkse arbeidstijd van elke werknemer te registreren: begin, einde en pauzes. De maatregel werd aangekondigd in het federale begrotingsakkoord van 27 november 2025; op 5 februari 2026 werd een voorstel van resolutie ingediend in de Kamer en intussen ligt een voorontwerp van wet voor bij de Nationale Arbeidsraad.

De aanleiding is Europees: het Hof van Justitie oordeelde in 2019 (CCOO-arrest) en opnieuw eind 2024 (Loredas-arrest) dat de Europese regels rond maximale arbeidsduur en rusttijden alleen afdwingbaar zijn als de arbeidstijd effectief wordt gemeten. België was een van de laatste EU-landen zonder algemene registratieplicht. De actuele stand van de arbeidsduurregels vind je bij de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg.

Ook een praktijk met één halftijdse assistente valt onder de verplichting — er is geen minimumdrempel qua personeelsbestand.

Moet je een prikklok installeren in je praktijk?

Nee. De wet legt geen prikklok op, enkel drie kwaliteitseisen: het systeem moet objectief zijn (werkelijke prestaties, geen schattingen achteraf), betrouwbaar (niet manipuleerbaar) en toegankelijk (raadpleegbaar door werknemer en inspectie). Een app op de smartphone of een webtool voldoet evengoed als een klassieke muurterminal — en past beter bij een praktijk waar de assistente 's ochtends de deur opent en de balie niet naast een prikklok staat.

Deze registratieplichten gelden vandáág al in tandartspraktijken

Wie denkt dat registratie pas in 2027 speelt, mist drie regelingen die nu al van kracht zijn.

Flexi-jobbers: verplichte registratie sinds dag één

Sinds 1 januari 2023 kunnen tandartspraktijken (PC 330) flexi-jobbers inschakelen, bijvoorbeeld een gepensioneerde assistente die op drukke dagen bijspringt. Daar hangt een harde voorwaarde aan: je moet voor elke flexi-jobwerknemer het exacte begin- en einduur van elke prestatie registreren en bijhouden. Dat kan via het alternatieve systeem op de RSZ-site, via een dagelijkse Dimona-aangifte met uren (bij mondelinge dagcontracten), of via een elektronisch tijdsregistratiesysteem dat niet manipuleerbaar is.

De sanctie bij ontbrekende registratie is niet mals: wordt een flexi-jobber aangetroffen zonder geregistreerde uren, dan geldt het vermoeden dat die persoon het hele kwartaal voltijds werkte met een gewone arbeidsovereenkomst — met bijhorende RSZ-afrekening — bovenop een sanctie van niveau 3 uit het sociaal strafwetboek. Tegenbewijs mag, maar de bewijslast ligt bij jou.

Deeltijdse werknemers: het afwijkingsregister

De meeste tandartsassistentes werken deeltijds. Voor deeltijdse werknemers moet je elke afwijking op het vaste uurrooster bijhouden in een afwijkingsregister: begint je assistente een halfuur vroeger omdat de eerste patiënt vervroegd werd, dan hoort dat geregistreerd. Een elektronisch tijdsregistratiesysteem mag dat papieren register volledig vervangen. Eén systeem lost dus twee verplichtingen tegelijk op.

Glijdende uurroosters: registratie met strafsanctie

Laat je personeel werken met glijdende uren (zelf kiezen tussen bv. 7u30 en 9u starten), dan is tijdsregistratie nu al wettelijk verplicht, en sinds 1 juli 2024 staan er uitdrukkelijk sancties uit het sociaal strafwetboek op het ontbreken ervan.

Waarom correcte registratie ook je loonadministratie beschermt

In PC 330.04 geldt sinds 1 december 2019 een loontoeslag van 20% voor prestaties op zaterdag en feestdagen. Veel praktijken houden zaterdagvoormiddag consultaties — zonder sluitende urenregistratie is de correcte uitbetaling van die toeslag (en van overuren en inhaalrust) een kwestie van goede wil en geheugen. Bij een sociale inspectie of een geschil met een (ex-)werknemer over gepresteerde uren staat de werkgever zonder registratie bovendien zwakker: het woord van de werknemer weegt dan al snel door.

Correcte registratie is ook een AVG-verwerking: uren zijn persoonsgegevens. Neem het systeem op in je verwerkingsregister en informeer je team — transparantie is hier zowel een wettelijke plicht als de beste remedie tegen het "controlegevoel" dat een prikklok kan oproepen.

Hoe pak je het praktisch aan?

1. Breng de statuten in kaart. Wie werkt als werknemer, wie als zelfstandige? Alleen de eerste groep registreer je verplicht.
2. Check wat vandaag al moet. Flexi-jobbers, deeltijdsen of glijdende uren in de praktijk? Dan heb je nu al een registratieverplichting.
3. Kies één digitaal systeem. Een oplossing die begin, einde en pauzes vastlegt, vervangt het papieren afwijkingsregister voor deeltijdsen én maakt je klaar voor de verplichting van 2027. Een mobiele tijdsregistratie-app zoals Cloxo laat je team registreren met één tik op de smartphone, zonder terminal aan de muur.
4. Maak afspraken en leg ze vast. Wat met de middagpauze tussen twee blokken consultaties? Met de assistente die 's avonds de sterilisatie afwerkt? Duidelijke afspraken vooraf vermijden discussies achteraf.
5. Start in 2026. Wie nu proefdraait, heeft de kinderziektes eruit voor de verplichting ingaat.